どうしたら相手にわかるように説明できるようになるかの方法

「説明」する力について

ビジネスマン経験３０年から見た、どうしたら相手にわかるように説明できるようになる方法をお伝えします。

上司に納得してもらえるような、簡潔で説得力のある説明ができない。
後輩や部下に伝わる、わかりやすい説明ができない。
自分の説明する力に自信がない。

自らの「説明する力」について、
こうした悩みを抱えている人は少なくないはずです。

では説明とはどういうことか？

「説明」とは、あなたが伝えたいことを、相手に正確に理解してもらうことをいいます。
つまり、「単に知ってもらうこと」というだけでは不十分です。相手が ”わかる状態” にならないといけないのです。
さらにいえば、わかっったうえで納得する状態。

そして納得したうえで行動する状態も意識しなければなりません。

また、説明する情報や相手の状況によって、それにあった説明の仕方がいくつもあるものです。

さまざまな場面で生かすことのできる実践的な説明の仕方、具体的な事例を解説しましょう。

１・「伝える」説明ではなく「伝わる」説明をする

伝えるとは「私が伝える」ことなので、主体は私。
一方、伝わるとは「相手に伝わる」ことですから、主体は相手。

言葉は似てるものの、本質はまるで違うということです。
しかも、それだけでは相手に伝わる説明ができないとうこと。

説明の主体は自分ではなく相手なので、相手が理解できないと意味がないわけです。

そして「伝わる説明」をするため、最初に心掛がけておきたいのが、何かを説明する際は、
自分と相手の常識が一致していればスムーズに話が進むということです。

たとえば、顧客に対する呼び方も、「お客様」「お得意先」「顧客」「クライアント」などさまざま。

では、こちらが説明する相手はどのことばを使っているのでしょうか。
重要なのは、つまり相手が「お得意先」という言葉を使っていたなら、同じ言葉を使って話すことが大切だということです。

この場合でいうと、相手にとっては「お得意先」ということばが常識だという考え方になるわけです。

そのため、こうした場合は決して「クライアントにとって大事なことは・・・」などど説明を始めるべきではないんです。

たぶん「お得意先」という言葉を使っている相手は「クライアント？ああ、お得意先のことね」というように、「クライアント」を自分にとって親しみやすい「お得意先」という言葉に置き換えてから理解しなければならなくなるから。

でも普段から使い慣れている言葉で説明されれば、相手はそれを違和感なく受け取ってくれるはず。

このように、自分の常識ではなく、相手の常識で説明することが、「伝わる説明」の第一歩になるということです。

相手が理解できる「説明」とは？

ＮＧ・一生懸命「伝える」説明をする　→　「伝える」ことにこだわると、相手の反応を感じる取る余裕がなくなったり、
自分の常識を押し付けた言葉で説明してしまう。

ＯＫ・相手に「伝わる」説明をする　→　相手に伝わらなければ、説明する意味がありません。そのためにはまず、
相手の常識にあわせた言葉を使った説明を心掛けまることです。

２・相手が一番知りたいことをまず説明する。

友達との雑談や、物語のストーリーを話す場合は、時間の流れに沿ったて話を進めると相手の理解が進むもの。

先週の土曜日「、２泊３日で北海道に旅行に行ってきたんだ。空港に到着してすぐに向かったのが札幌で、時計台を
見に行った。１階には展示室があって・・・。それから翌日は円山動物園で・・・」

このように話せば、相手は情景を思い浮かべることができるわけです。

ところが、ビジネスの場面では少し違います。

いうまでもなく、ビジネスにおいては時間が重要。相手になにかを説明しようとすれば、その分相手に貴重な時間を使わせてしまうわけです。

そこでまず、自分のことより相手のことを考えて説明するよう心掛けて話す。

自分にとっては、時系列で話をした方が説明しやすいかもしれません。とはいえ、相手がいちばん知りたいのは、説明する内容の「結論」部分。

したがっって、相手が聞きたいことから伝えるということを心がけるべきだということです。

たとえば、ある営業マンが上司に対して、次のような説明をしたとします。
「今日Ａ社を訪問しました。初対面だったので名刺交換からスタートして、次にお茶を出していただいたので、
一口飲んでから話を始めました。まずは簡単な自社紹介から入り、次にパンフレットについて説明をは始めました。

本人からすれば、このように時系列に沿って話す方が楽かもしれません。が、上司がまず知りたいのは訪問した結果です。

今日Ａ社を訪問した結果、契約できました。
今日Ａ社を訪問した結果、契約できませんでした。

このように、結論から先に話すようにすること。
結論が後回しになると、相手は「いつまで話を聞けば一番知りたいことが聞けるのか」と気にし続けなければならなくなるわけです。

そのため、まず結論を説明し、こののち状況などについて落ち着いて説明するという手順が適切だということです。

３・相手が知りたいことを意識した説明を！

ＮＧ・時系列に沿って説明する　→　自分の伝えたいことを、伝えたい順番で話すと、相手にとってはわかりずらい説明になります。
話の途中で「もう理解できないから、この話は聞き流そう」と思われてしまいます。

ＯＫ・結論から説明する
→　相手に貴重な時間を割いてもらって説明するのですから、相手が聞きたいと思う順番で話すことが一番大切です。
つまり、まず結論から話すのです。

説明がうまくいかないとうい悩みを抱えている人には、きっと役立つことでしょう。

１・「伝える」説明ではなく「伝わる」説明をする

２・相手が一番知りたいことをまず説明する。

３・相手が知りたいことを意識した説明を！