仕事の出来ないひとの特徴。を克服する方法
仕事の出来ないひとの特徴。
私の会社でも、仕事が出来ない人がいっぱいいます。
このパターン型は3つあります。
①事実ベースで語らない。
営業マンが、上司から先週の契約を受注できそ、ってきかれたら
あなたなら何と答えますか?
よくあるのは、8割がた大丈夫ですと答えます。みたいな返し方です。
これは一見結論から答えているし、問題ないように見えるんですが、
これだと甘いです。
上司に聞かれて、「はい、8割型受注できそうです」と結論から答えるのは良いことです。
大事なのは、この後です。
そもそも上司は、何でこの質問をしてきたのでしょう。
一言で言うと、安心したいんです。
いくら上司とは言えども人間です。
部下に任した仕事が今どういう状況なのか気になります。
よく信じて任せるのが大事と言われたりしますが、
確かに任せる事は大事ですよ。でも現実は
「あれ大丈夫?」「あれ問題ない」「上手くいきそう」って聞くこと
ありますよね。
部下全員が主体的に情報共有してくれると限ぎらないので
べつに社内のコミュニケーションだけじゃなくても
営業活動でも誰かの不安解消するという場面はあると思うんです。
じゃあ一体社内や営業活動で不安を抱えている人いた時に、
どうやってそれを解消すればいいのか。
これ、答えは事実ベースで語るということです。
事実だけは絶対に嘘をつきません。
先ほどの上司に「A社は受注できそう?」って聞かれた場面で言うと
8割型受注可能だと考えています。
事実ベースで言うと、A社の一番のき競合であるB社もうちのサービスを導入しています。決済担当者に電話すると御社が一番良かったですといてもらいました。
A社の予算は今回の見積もりの2倍で余裕もあります。
競合のサービスはどれも要件が合わず見送る方針とメールで回答貰ってます。あとは役員会議だけが来週に控えていてもう根回しは終わっている状況です。
以上から、受注できることは8割カタいいと考えます。
どうですか、納得感にあふれていませんか?
事実ベースは最強なんです。
事実だけは絶対誰にも動かすことが出来ないんです。
だれにも文句いわれません。
でも、仕事が出来ない人がついついやっちゃうのが、
事実ではなくて、解釈ばかりで話してしまうんです。
解釈というのは、その仕事は大丈夫ですとか、
その製品は良いサービスです、悪いサービでみたいな、
一個人の考えのことです。
この一個人の考えは、結論として冒頭にいう事実自体は構いません。
そうでないと何がいいたいかわからない時があるからです。
でも、解釈というのはどこまでいっても解釈にすぎないんですよ。
雑に言うと当てずっぽうの感想です。
この解釈だけを伝えても聞いている側は不安になります。
みなさんも人の話を聞いて「それ本当なの?」って思ったことありますよね。それと同じです。
職場での会話において最も重視すべきなのは事実です。
何かを不安に思って質問してきた人に対して
事実を与えれば与えるほど、相手の不安というものは無くなっていきます。
どんな物事にも100%大丈夫ということはありえないですよね。
だか絶対に100%、1ミリの例外もなく大丈夫ですって言えるときなんて一生来ません。
ただ、今ある事実だけは裏切りませんから、相手に安心してもらうには、人に動いてもらうには、揺ぎ無い事実が大事なんです。明日から、事実ベースで会話をしてください。仕事の効率化、信頼性がぐっとあがりますよ。
②相手の理解を確認しない
これやっちゃうのが特不安症な人です。
曖昧さを許せない完璧主義過ぎる人はやりがちです。
不安でつい一生懸命相手に話しすぎてしまうんですよ。
でもこれ、逆効果なんですよね。
これ理由は2つあって、
まず1つ目が、そもそも人は長い話を理解できないということ。
もう1つは、人って人から何か話を聞くときに、途中で何か1つでもわからないことがあると、もうその後話は全く頭に入ってこなくなるんです。
相手に何か伝えるときは細かすぎるほど「ここまで大丈夫ですか」と
相手の理解を細かく確認してください。
これだけで、劇的に頭がいい人だと思われます。
途中でここまで大丈夫と聞くことで相手の疑問を払拭しながら、
進めていけるということはみなさんも理解できると思います。
ただそれだけじゃないんですよ。
実はもっと良いことがあって、途中でここまで大丈夫かと細かく聞くだけで、あなたの説明の構成が劇的に分かりやすくなります。
途中で区切らずに話すということは、いわば紙芝居で一枚の絵でずっと話し続けているとうなもんなんです。いまなんについて話しているかがわかりにくいんです。でもこれが10枚の紙芝居だったら、今どの場面の話をしているかが明快ですよね。話を聞いているほうが迷子になりません。区切りをいれることで、あなたの話が自然と構造的になっていくんです。
やらない理由ないですよね。
口頭だけじゃなくて資料を使うときなんかも同じです。
会議なんか何か提案をするときに資料を準備してくると思います。
その時にも一度その資料を全部読んでもらうんじゃなくて、
少しずつ区切って「ここまで大乗ですか」と相手の理解を確認するようにしましょう。
③相手の話にシンプルに答えない
みんなきずかずにやっちゃてるんですよね。
たとえば、昨日お願いした資料作成終わった?と聞かれたときに
すみません、全体の構成は考えたんですが、画像探しで手間取ってしまって・・・今の何が悪いか分かりますか。
上司の「終わったのか」という質問に対して答えてないんですよ。
これ上司からしたら、構成はもう考えたのかとか、画像探しに困っているとか、そんなことはどうでもいいんです。
上司の質問は資料作成が終わったのか終わっていないのか、だから答えは終わったYES終わっていないNO、YESかNOだけでいいんです。
他の話は一切求められていないんです。
もちろん文脈からすると終わってないんだなと言うことはわかりますよ。
でも、聞いてる側からすると何が言いたいかがパッとわからないので聞いていてストレスに感じるんですよね。
人と話をしたり文章を読んでい時に恐らくこの人はこういうことを言おうとしているんだろう、と相手の頭の中にできている理解をメンタルモデルといいます。
まず大枠何が言いたいのかという概念を話すことで相手にメンタルモデルを作ってそこに対してドンピシャのことを言うという流れじゃないと
相手は混乱しちゃいます。
質問した人は相手からYESもしくはNOの答えが返ってくると言うメンタルモデルが出来上がってしまってるんで、それ以外のことを答えちゃうとメンタルモデルクラッシャーです。
どうですか、あなたは相手に聞かれた質問に対してシンプルにいつも答えている自信ありますか。
これやっちゃてる一番の理由はビビッてるからです。
ネガティブな話を伝えるのをごまかそうとしてついつい遠回しに言っちゃうんですよ。遠回しにいっちゃうのは逆効果なんです。
できれないんだったら、出来てないとハッキリいった方がいいです。
どうせ隠してるなんてすぐにわかります。
それと多いのは、自分本位です。
相手が何が知りたいかよりも、自分が何かを話したいかが優先してしまってるんですね。
みなさんこれからはシンプルに答えてください。