メールで相手のヤル気をそがさないため方法紹介

こんばんは。

便利なメールの問題点について

いまや、連絡事項はもとより、指示だしや進捗の確認もメールなどの文字メッセージを使用している職場は多いと思います。

相手の時間を束縛せずに済むことや、こちらの都合で対応できる便利かつ気軽なツールとなっていますが、それゆえに、やりとり次第で相手との関係が大きく変わることがあります。

基本的に文字のみのツールなので細かいニュアンスが伝わりづらいことや、相手の反応を見ながら話を展開できないこと、小さなずれを修正しながらやりとりできないことが問題点としてあげられる。

要するに送信者の一方的なメッセージとなる要素が強いんですね。

とはいえ、丁寧な表現にこだわると回りくどく長い文章になりがちで、肝心なことが伝わりにくくなっています。また、メールは開封したときの相手の状況によって、印象が左右されるという不安定要素をも含みます。いつも相手が時間のある穏やかな状態とは限らずに、忙しい時、焦っている時、何かにいら立っているときもありますね。

だからこそ、メールにはどんな状況下にあっても、適切にやりとりできる内容が求めてられます。

受け取る相手の心理状況に、メールの印象を左右されないためには、相手を尊重して、不快感を抱かせない内容にすることが大切です。また、相手に余裕がない時でも明確に理解できるよう、分かりやすく簡潔な文章を目指すことも重要です。

今回は、メールをやりとりするときのポイントについて、お伝えしたいと思います。

誤解を生む表現は避ける

メールの文頭で、「例の件ですが」「先日の件」などと書き始めていませんか。

相手はあなただけやりとりしているわけではありません。多くの案件を抱えている人も少なくないでしょう。少し時間がたっている案件だと、さきほどかいた文言で書かれても何のことか分からない可能性があります。

また、「前回と同じ内容で」とか「昨年と同じなので詳細は割愛します」なども分かりにくい。立場が上になるほど自分への存在意識が強く、「多くを言わなくても自分の意向は相手に通じる」「同じ業務に携わっているのだろうから、当然わかっているだろう」と思う傾向があります。しかし、そのように都合よく以心伝心でできることはそうありません。

自分が分かっている事象に対して、相手もそれが当然としてしまう関わりは相手に負担をかけます。相手が部下であれば「上司だから」と聞くことを遠慮して、あなたが「当然」としている事柄について過去のデータや記録を探すなど、多くの手間と時間をかけるでしょう。

また、部下も「昨年同様ですね」と返しておきながら全然違う案件と混同して処理するなど、トラブルにつながりかねません。１から１０まで説明せずとも、具体性をもたせた案件内容や資料のタイトルなどをメールに明記して、誤解を生む表現を避けることが大切です。

加えて、「なるべく早く」というような文言は、期日が具体的に分からず、どの程度急ぎの用件なのか判断に困りますね。優先順位を決めるときに判断に迷ったり、反対に「なるべく」だから急がなくていいのではないのかと認識されてしまうことがあったりします。相手にわかりやすいように、明確に期日や時間を区切ることも大切ですね。

むやみにカタカナ用語を使わない

「レスポンスが遅いですが、パフォーマンスが落ちていませんか。ボトルネックをエビデンスに基づき、説明してください」

このような文面を受け取ったら、一瞬何のことかと思う人もいるでしょう。昨今増えてきたカタカナのビジネス用語について、万人に認知されているものはともかく、はやりを意識したいわゆるトレンド語、や他業界の相手に業界用語を使用するのは、避けたほうがいいでしょう。単語の意味を調べさせることは、相手の時間を奪うことにつながるからです。

そもそも、万人に認知されているビジネス用語だとじぶんが思っているよりも、相手も同じ認識であるとは限りません。カタカナ用語は、意味合いが複数あるのも多く（もともと外国語由来が多く、和訳したときに微妙なニュアンスの違いが生まれる）、相手へ正確に意図が伝わらない場合と、言葉の雰囲気で「こんな感じかな？」と勝手に判断されたてしまう場合もあって、全く別の意味で捉えてしまう危険性をはらんでいます。

また通常、身内でカタカナ用語を使い慣れてしまうとそれがスタンダードになって、外部との温度差に気付きにくくなる場合もあります。取引先などに対して不快な思いをさせてしまうことのもつながりかねません。日本人同士であれば、むやみにカタカナ用語を使わず日本語でやりとりするほうがいいでしょう。

例えば、冒頭の言葉であれば、「返信が遅れているようですが、作業遅延に陥っていませんか。問題となっている要因を具体的に挙げて、説明していただけませんか」とします。

カタカナ用語を使わないがスッキリした印象になります。

すぐに日本語に言い換えられないような曖昧なカタカナ用語は、使わないようにするのが無難でしょう。

では、今日はこの辺で。